Office 365 메일 카테고리 분류 및 메일 분류하기

이번 주에 구글에서 MS로 메일이 모두 마이그레이션 되었다고 연락 왔다.

MS는 아웃룩도 그렇고... 아주 옛날에 써보고 안 써봐서 기억이 잘 나지 않는다.

그래서 하나씩 변경할 때마다 변경 방법을 기록해 놓고 틈틈이 잊어버릴 때 확인하려고 글을 쓴다.

 

로그인 후에 분류할 메일을 하나 선택한다. 그리고 상단에 Categorize > 카테고리 관리에 접근한다.

카테고리 지정을 위해 카테고리 관리로 이동한다.

 

 

카테고리 목록들이 보이는데, 원하는 색상의 카테고리를 선택 후 편집(연필 모양 아이콘)을 누른다.

레드 카테고리를 편집하려고 한다.

 

 

 

 

이름과 색상을 바꾸고 Save를 누르면 끝난다.

나는 이미 바꾼 상태라서 Save가 비활성화된 이미지로 나타났다.

카테고리 이름 / 색상 변경 완료

 

 

 

 

그리고 규칙을 만들었다.

Gmail에서도 라벨을 만들고 특정 카테고리를 내가 지정한 폴더로 이동시키는 설정을 하여 메일을 보기 좋게 자동으로 정리할 수 있었다. Office 365에서도 같은 기능이 있는 거 같아 찾아보니 규칙을 지정할 수 있었다. 규칙을 생성하고 실행시키면 메일함에 있는 메일이 정리되는 방식이다. 아웃룩 우측 상단에 설정 > 모든 Outlook 설정 보기를 선택한다.

Outlook 설정으로 진입한다.

 

 

규칙을 추가한다.

Add new rule

 

 

 

테스트로 규칙을 만들었다.

1번 규칙 이름은 자신이 알아볼 수 있는 이름으로 생성한다.

2번 조건 추가는 자신이 원하는 조건을 선택한다.

나는 보낸 사람 주소에 특정 이메일을 조건으로 선택했다. 

3번 작업 추가는 2번 조건 추가에서 선택한 조건이 맞으면 진행할 작업을 선택하는 것이다. 

나는 받은 편지함으로 이동시키라는 작업을 추가하고 저장했다.

즉, 정리하면 보낸 사람 주소가 abc@abc.com 이면 받은 편지함으로 메일을 이동시키라는 것이다. 

아웃룩 메일 규칙 생성

 

 

 

 

생성된 룰을 확인할 수 있다.

나는 지금 다른 룰을 돌리고 있어서 재생 아이콘이 보이지 않는다.

재생을 누르면 룰이 실행된다.

생성된 룰 확인

 

 

룰이 진행되면 편지함에 뭔가 진행 중인 표시가 보이고, 룰이 진행되고 있다고 되어 있다. 

나는 기존 메일에 룰이 적용되는 중이라 그런지 상당히 오래 진행되었다.

진행이 완료되면 다시 일반 편지함 보는 것과 동일하게 보인다. 

룰 진행되는 상황

 

 

 

규칙 몇 개를 만들어 돌리고 나서 조금 정리가 되었다. 

참고로 규칙은 상단부터 하단으로 적용되므로 , 규칙 순서도 잘 배치하고 꼼꼼히 확인하고 적용시켜야 한다. 잘못 적용시키면 상당히 머리가 아플 수 있다.